Nos dossiers généralistes

Organiser ses dossiers, favoris et raccourcis

Objectif : S’approprier son environnement de travail.
Afin de tirer pleinement profit de vos outils informatiques, il est important que vos ressources soient faciles à identifier et trouver. Que ce soit au quotidien, quelques jours après les avoir créées, ou plusieurs mois plus tard.

Adaptez votre environnement de travail pour votre propre usage :

• Utilisez et personnalisez vos logiciels selon vos besoins spécifiques.
• Familiarisez-vous avec le matériel et les applications disponibles.
• Configurez vos périphériques et unités de stockage.
• Apprenez structurer et gérer efficacement une arborescence de fichiers.
• Organisez vos Favoris & Raccourcis divers.

Organisation & hiérarchisation

(1) Organiser ses fichiers dans des dossiers dédiés :

• Soyez un minimum organisé et ne dispersez pas l'informations.
• Rassemblez et regroupez vos fichiers et vos documents.
• Mettez en place, un système rigoureux de rangement et de classement.
• Organisez vos documents en dossiers et en sous-dossiers à votre convenance.
• Créez vos dossiers à un emplacement facile à trouver. Ex : "Mes documents".
• Gagnez en temps et en discrétion. Facilitez vos sauvegardes.

Exemple de hiérarchisation :

• Dossier 1
  • Sous-dossier 1A
    • Sous-niveau 1Aa
    • Sous-niveau 1Ab
  • Sous-dossier 1B
    • Sous-niveau 1Ba
• Dossier 2
  • Sous-dossier 2A
    • Sous-niveau 2Aa

(2) Nommer ses fichiers et ses dossiers de manière explicite :

• Faites figurer dans le nom autant d’informations que vous le jugez nécessaire.
• Gardez une longueur raisonnable. Evitez les majuscules, accents et espaces de vos noms.
• Utilisez à bon escient le classement par ordre alphabétique.
• Classez numériquementvos dossiers avec le même nombre de décimales.
  • Exemple : Utilisez 01, 02, ... 09, 10, etc.
• Le classement par dates "à l'envers" est préconisé. Ex : 20110324.
• Astuce pour renommer automatiquement vos photos par nom+numéro :
  • Sélectionnez toutes les images / F2 / "Renommer" / Enter.
• Créez un raccourci vers votre dossier sur le bureau pour y accéder plus rapidement.

Important : Afficher l’extension des fichiers
Vous serez peut-être amené à utiliser des documents portant le même nom mais avec des extensions différentes.
Pour éviter toute confusion, il est recommandé d’afficher systématiquement les extensions des fichiers.

• Sous Windows, un fichier se compose de deux parties : Nom du fichier + Extension.
• L’extension désigne le type de fichier dont il est question.
• C’est en fonction de celle-ci qu'une application sera utilisée pour ouvrir le document.
• Par défaut, cette extension est cachée.

Favoris Internet

Pour vous faciliter l'accès aux sites que vous visitez fréquemment, ajoutez ceux-ci à votre liste des Favoris.
Vous pourrez les archiver, y accéder directement et les organiser à votre convenance.
Remarque : Chaque explorateur Internet a ses spécificités. Nous nous attarderons ici sur Ms IE.

(1) Comment ajouter une page Web à vos Favoris / Marque page ?

• Accédez à la page Web que vous souhaitez conserver en mémoire.
• Dans le menu, cliquez sur Ajouter aux favoris ou simplement CTRL + D.
• Dans la boîte de dialogue, tapez un nouveau nom pour cette page si vous le souhaitez.
  Dans la plupart des cas, un nom pertinent vous est déjà proposé.

(2) Comment organiser efficacement vos Favoris ? (IE)
Cliquez avec le bouton droit sur n’importe quel lien du menu Favoris, puis :

• Créer un nouveau dossier : Vous permet de mieux classer vos favoris.
• Trier par nom : Classez vos favoris par ordre alphabétique.
• Supprimer : Supprimer le favoris / dossier sélectionné.
• Renommer : Choisissez l'intitulé du favoris / dossier sélectionné.
• Propriétés : Paramétrer le favoris sélectionné. Modifiez :
  Nom | URL | Touche de raccourci | Changer d'icône | Etc.

(3) Quelques conseils utiles :

• NB : L'accumulation des adresses complique leur utilisation.
• Classez vos sites par thèmes en les rangeant dans des dossiers appropriés.
• Vous pouvez créer une arborescence de dossiers et sous-dossiers.
• Vous pouvez manipuler les favoris directement à partir de l'explorateur Windows.
• N'oubliez pas de faire des sauvegardes de vos favoris ! Souvent oublié ...

Raccourcis bureau

Tout comme pour vos programmes, il y a forcément des applications que vous utilisez plus souvent.
L'usage des raccourcis facilitera un accès plus direct pour retrouver vos outils d'usage courant.

(1) Créer manuellement un raccourci sur le bureau (Windows) :
Dans Windows, on identifie une icône de raccourci par la petite flèche située en bas à gauche.

• Sur le bureau / Cliquez avec le bouton droit de la souris.
• Choisissez Nouveau / Raccourci du menu contextuel.
• Indiquez l’adresse de l’application en cliquant sur le bouton Parcourir.
• Puis donner un nom au raccourci. Terminer..

(2) Créer automatiquement un raccourci sur le bureau (Windows) :
Remarque : Cette façon de procéder est un peu plus rapide que la précédente.

• Choisissez ce que vous souhaitez avoir en raccourcis sur le bureau.
• Menu démarrer / Programme / Dossier / Document / Etc.
• Sélectionnez et cliquez avec le bouton droit de la souris.
• Choisissez Envoyer vers / Bureau (créer un raccourci) du menu contextuel.
• Vous pouvez également renommer le raccourcis et changer d'icône.

(3) Quelques conseils utiles :

• Ne surchargez pas votre bureau de raccourcis !
• Vous pouvez classer vos raccourcis dans des dossiers spécifiques.

(4) Afficher et gérer la zone de lancement rapide.
Libérez de l'espace sur votre bureau et gagnez en discrétion !

• Cliquez-droit sur le bouton "Démarrer".
• Choisissez Propriétés du menu contextuel.
• Cochez "Afficher la zone de Lancement rapide".
• Vous pouvez glisser/déposer vos raccourcis dans cette zone.
• Il ne vous reste plus qu'à les organiser à votre convenance.

(5) Cacher temporairement vos icones du bureau.

• Vous faites de présentations commerciales avec votre portable ?
• Vous utilisez un écran géant pour présenter vos produits ?
• Votre informaticien vient vous installer une mise à jour ?
• Certaines informations sont confidentielles ?

Dans certaines circonstances, nous sommes amenés à devoir faire place net sur le bureau afin d'assurer une certaine confidentialité et un professionnalisme adéquat.

Comment cacher temporairement toutes ces icones disgracieuses du bureau ?
Et sans effacer tous vos raccourcis !

• Sur votre Bureau / Clic-droit
• Option "Affichage" / Décochez "Afficher les icônes du Bureau"

Pour retrouver vos icones, cochez simplement à nouveau cette case.
Cela vous évitera de les supprimer et de les recréer un par un.