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Standardisation et harmonisation

1. Une fiche tiers (prospect, clients, fournisseurs,...) complète à son maximum
2. Une fiche produit reprenant toutes les informations utiles et complémentaires
3. Idéalement, ces informations devraient être harmonisées : format, caractères, majuscules, espaces, ...

Objectifs & utilités :

• Centralisation des informations sur une seule base de données tiers & articles
• Recherches internes optimisées (téléphone, tva, …)
• Utiliser votre base avec des applications tiers : publipostages, sites Internet, ...
• Gestion des sauvegardes, portabilité et transferts

Quelques exemples :

• Téléphone / TVA dans un format standard (sans ou avec des "." des " " des "+32 / +352")
• Nom du client/produit en majuscule ou minuscule
• Mettre un mode de règlement par défaut

1- Harmonisation "humaine"

Pour harmoniser la base de données, la personne qui encode doit s'appliquer à respecter ces règles.
Cependant pour les versions réseaux, avec multi-utilisateurs, la tâche doit être "imposée" à tous !

2- Création de règles pré-définies 

Pour harmoniser les bases clients on peut créer et utiliser des règles pré-définies dans le logiciel.
Ces règles adapteront automatiquement l'encodage réalisé manuellement.
Exemple, une règle utilisée à la création d'une fiche et une autre utilisée lors de modifications d'une fiche.

3- Utilisation de rubriques calculées

On peut également (au choix) créer dans les "infos perso" (gamme pro uniquement) une rubrique calculée "visible & masquée" dans le moteur de recherche avec des petits scripts.
Exemple : pour un numéro de téléphone, on crée un script qui reprend ce numéro dans un autre champs MAIS SANS les caractères spéciaux ni les espaces.

Questions fréquentes [Liste complète]

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Paquot Laurent | +32(0)475.969.336

Freelance depuis 2008 et actif dans l'informatique de gestion depuis 2002, je parcours la Belgique et le Luxembourg en tant qu'installateur et formateur Ciel, labellisé OCP.
Je preste également au nom et pour compte de nombreux partenaires informatiques.
A votre service,